En el taller anterior realizamos nuestro primer estimado de ingresos y costos ahora ahondaremos mas al respecto para obtener un calculo exacto de los costos.
Recordemos la formula para calcular nuestra Ganancia
Ganancia = Ingreso – Costo – Depreciación
En los primeros 3 capítulos pudimos calcular costo la depreciación, así como el ingreso, y ya hicimos una separación de los costos de la clínica y de los costos personales del odontólogo.
Lo anterior ha ido modificando nuestra formula de ganancia.
Ganancia = Ingreso – Costo de Clinica – Costos Personales – Depreciación.
En este capitulo vamos a profundizar en los costos de nuestra clínica.
Primero las definiciones.
Los costos (o Gastos) es el valor de los insumos y los factores productivos requeridos en la producción. y hay dos tipos.
Costo Fijo.
Costo Variable.
Los costos Fijos son aquellos que no son sensibles a pequeños cambios en los niveles de actividad si no que permanecen invariables sin importar la cantidad de servicios que brindemos.
Para poder identificar los Costos Fijos solamente pregunten ¿ si atiendo mas pacientes este costo aumenta? si la respuesta es NO significa que ese costo es fijo.
Ejemplo.
Renta ¿Si atiendo a 10 pacientes al mes cual es mi gasto en renta?
¿si atiendo 50 pacientes al mes la renta se incrementará?
No.
Renta es un Gasto Fijo.
Ahora te pido que revises el formato de gastos de negocio y gastos personales y dejes en ellos solo los gastos que Consideres Fijos
Tarea I
1.- llena el formulario de gastos de negocio y personales solo con los Gastos fijos
2.- Compara el primer formato que llenaste contra tu segundo formato, ¿hay diferencias? ¿cuales?
El segundo tipo de Costo es el costo Variable.
Los costos variables están ligados a la actividad productiva de nuestra empresa, y tienen una relación directa con nuestros procesos ya que entre mas procesos realizamos estos se incrementan. entre menos realizamos estos se reducen.
Usualmente están vinculados a los insumos que utilizamos para los tratamientos dentales (guantes, anestésicos cubrebocas etc…) y el análisis de los costos Variables va muy de la mano con el análisis de nuestro proceso productivo.
Para poder identificar los Costos Variables solamente pregunten ¿ si atiendo mas pacientes este costo aumenta? si la respuesta es SI significa que ese costo es variable.
Ejemplo
Guantes. ¿si atiendo 50 pacientes al mes mi gasto en guantes cual es ?
R. 1 caja de 80 a 125 pesos por caja dependiendo de la marca.
¿si atiendo a 80 pacientes al mes mi gasto de guantes cual es?
R. 1 caja y media ( como no venden medias cajas debo comprar 2) mi costo es ahora de 160 a 250 pesos dependiendo de la marca por 2 cajas de guantes.
¿El costo se incremento? Respuesta SI
El costo de los guantes es un costo variable.
Con esta ampliación tenemos que nuestra formula de calculo de ganancia se amplia mas.
Ganancia = Ingreso – Costo Fijo de Clinica – Costo Variable de la clínica – Costos Personales – Depreciación.
Los costos Fijos son Fáciles de calcular ya lo hemos hecho con anterioridad en dos ocasiones a la para de los costos personales.
EL calcular el costo variable de nuestra clínica requerirá desmenuzar nuestro proceso productivo para identificar que gastamos y cuando lo gastamos.
En el capitulo anterior llenamos este formato para calcular nuestros ingresos.
Si no lo haz llenado revisa el cap IV de este taller. aquí esperamos.
Ahora revisemos el formulario que llenamos. cada uno de nuestros rengoles representa un proceso productivo de nuestra clínica que da como resultado un ingreso pero conlleva un costo para nuestra clínica en materiales y tiempo. Debemos analizar cada paso de este proceso para formar un Mapa de nuestro proceso.
Casi como un mapa del tesoro, el mapa de proceso nos servirá como guía para repetir los procesos y para que otros lo sigan.
En nuestro mapa de proceso tenemos 4 columnas
Ejemplo de llenado de una Extracción de primer molar.
En la primera Columna tenemos los Requisitos.
En esta columna debemos de enumerar los insumos que utilizamos para nuestro proceso y de ser posible determinar las cantidades utilizadas. de ser posible indicar las marcas que nos son preferentes.
Guantes. (2)
Cubre bocas (1)
Babero (1)
Canula de ejector plástica . (1)
Jeringa Carpule (1)
Forceps 23 (1)
Anestesia Articaina /Medicaina al 3% (2 Cartuchos)
Gasas (10)
Rollo de algodón (10)
Apósito quirurgico coagulaste (gelatam 1)
Cemento quirúrgico ( 5 gramos)
Pasta alveolar ( 5 gramos)
Radiografia (2)
Bolsa de esterilizar (1)
historia clinica (1))
liquido de revelado (200 ml)
liquido de fijado (200 ml)
anestesia topica (5 gr)
Agujas (1)
¿Esto es suficiente para realizar una extracción? ¿ya tenemos todo lo que necesitamos?
¿que nos falta?
La respuesta es.
Dentista.
Unidad dental. equipada con cámara intraoral y monitor
Compresor dental.
Rayos x.
Esterilizador.
Etc…
Debemos de enumerar todo lo que requerimos tener para poder realizar el proceso productivo TODO.
Segunda columna Proceso.
En la segunda columna debemos enlistas nuestro proceso a manera de receta indicando los movimientos y tiempos de cada parte de proceso.
Ejemplo
Después del llenado de la historia clínica y firma del consentimiento del paciente se procede a:
1 Preparar al paciente sentando en la unidad dental de manera cómoda, se le coloca el babero para proteger su ropa 2 min
2 El Dentista se aísla colocando guantes cubre bocas y gafas protectoras. 2 min
3 Se toma radiografía para expediente medico y conocer la situación de las raíces de la pieza dental. 2 min
4 Se revela la radiografia 5 min.
5 Se procede a aplicar anestésico tópico y esperar a que haga efecto. 1 min
6 etc…
Al final hacer el conteo total de pasos realizados y total de tiempo empleado.
Tercera Columna Resultados.
En la tercera columna debemos de indicar los Resultados esperados así como las metas del proceso. Responde ¿Que espero obtener después de terminar el proceso?
Ejemplo:
Extracción sin complicaciones ni posibilidad de focos de infección
Pago de 700 pesos
Paciente Contento y recurrente.
No tener desperdicios o gastos adicionales no proyectados.
Realizar el proceso en tiempos asignados
Cuarta columna Indicadores
La cuarta columna es la mas importante de todas estos son los indicadores de éxito o de fracaso a los resultados esperados
Debemos de quantificar los resultados y poner en si y no fueron cumplidos y las razones o escala de 1-10 si los resultados se alcanzaron.
1- Existió alguna complicación o riesgo de foco de infección No Si ¿en caso de si Cual?
2.- ¿Se recibieron 700 pesos de remuneración? Si, No en caso que no ¿Cuanto pagó? cual es la diferencia vs la remuneración esperada que % de diferencia menos es. pagó mas o menos
3.- Paciente contento. Realizar encuesta de satisfacción ¿esta usted satisfecho con el servicio? Califica respuesta del 1 al 10
4.- No tener desperdicios. Cuantificar los insumos proyectados vs los utilizados realmente. si dije que me gastaría un cartucho comprobar que me gaste un cartucho.
5.- ¿tardamos mas tiempo del asignado al proceso? No, Si ¿cuanto mas? ¿cuanto menos?
Estos indicadores nos serán de vital utilidad para la toma de decisiones, si al final del proceso no se cumplen las metas debemos revisar todo nuestro proceso para adecuarlo y ver que las metas que nos fijamos se cumplan.
“Locura: El hacer lo mismo una y otra vez esperando resultados distintos”
Albert Einstein
¿Por que hacer un mapa?
Sirve para saber que es lo que estamos haciendo u omitiendo y en su caso descubrir que es lo que estamos haciendo mal y cambiarlo. Si siguiendo un proceso obtenemos un resultado no deseado tenemos una idea clara de que debemos de cambiar para ser efectivos y nos permitirán medir el impacto que tiene el cambio de un punto del proceso ¿Que pasa si cambiamos de marca de resina por una mas económica? ¿Que pasa si omito el paso 5? , ¿estos cambio afecta de manera positiva o negativamente a mi proceso? con el mapa que has hecho y estableciendo los indicadores del mismo obtendrás la respuesta.
El mapa de proceso es también la parte medular de un manual de operación.
El manual de operación es la receta de tu negocio. y sirve para transmitir a todos los nuevos integrantes del negocio el como realizar las actividades en base a las metas esperadas para cada actividad. Esto facilitara a los nuevos integrantes saber que deben hacer y como hacerlo para obtener el resultado que te ha permitido diferenciarte de las otras clínicas dentales y dar el paso de ser un Autoempleado a dueño de un negocio.
El auto empleado debe de estar presente en todo momento para poder recibir ingresos, si esta enfermo sus ingresos caen si sea ausenta pasa lo mismo.
El dueño de un negocio administra el proceso productivo y al estar este correctamente establecido en un manual de operación puede ausentarse e irse de vacacipnes sin que esto afecte al negocio.
Por fin vacaciones
Antes de continuar con el análisis de costos variables debemos de tener todos nuestros mapas de proceso completados para saber exactamente que hacemos y como lo hacemos y cuantos insumos gastamos y cuantos de estos representan un gasto fijo o un gasto variable.
Tarea.
1.- Comenta ¿Cuando fue la ultima vez que tomaste vacaciones? ¿afecto tus ingresos?
2.- Realiza el mapa de proceso de todos los procesos de tu lista.