¿Qué son los gastos generales razonables en una práctica dental general? ¿Cómo se mide la sobrecarga? Siga leyendo para conocer las respuestas y por qué esto es importante para su éxito.

Allen M. Schiff, contador público certificado, CFE

1 de abril de 2021

ALLEN M. SCHIFF

CPC

Este artículo ha sido traducido de la página Dental Economics. 

https://www.dentaleconomics.com/practice/overhead-and-profitability/article/14201431/tracking-dental-practice-overhead-and-what-the-results-mean

Como CPC dental, muchos de mis clientes preguntan: “¿Qué gastos generales son razonables en una práctica dental general?” Cada práctica es diferente, pero mi respuesta es el 60% de tus ingresos. Su siguiente pregunta es: “¿Cómo mido los gastos generales de mi práctica?” Intentaré responder estas preguntas y más.

Gastos generales de la práctica dental

Es importante que controle los gastos generales de su práctica en el momento en que comienza a practicar la odontología. Tu objetivo es tener una práctica rentable. Piensa sobre esto. No ofrecen cursos intensos sobre cómo controlar los gastos generales de la práctica en la escuela de odontología. Como resultado, recurre a otras personas que entienden los gastos generales. Le animo a que considere reunirse con un CPC dental de forma regular. Siéntese con la persona para revisar su estado de  pérdidas y ganancias (P&G). Si algo no está claro durante sus discusiones, pídale a su CPC que se lo explique en términos sencillos.

Dar formato a su estado de pérdidas y ganancias

Para comprender los gastos generales de la práctica dental, considere la posibilidad de formatear su estado de pérdidas y ganancias utilizando varias categorías de gastos. Sugiero estas seis categorías de gastos: costos de empleados, costos dentales variables, costos de instalaciones y equipos, otros gastos comerciales, costos discrecionales y compensación del propietario.

Costos de los empleados: los costos de los empleados deben incluir los salarios de su equipo reflejados por departamentos, como el de la silla, la recepción y la higiene. Además de los salarios de los empleados, incluya elementos como impuestos sobre la nómina, contribuciones al plan de jubilación, seguro de vida y salud grupal y otros beneficios complementarios para los empleados.

Además de estos, están los costos de los servicios externos. Estos incluyen los costos de la agencia de empleo dental temporal cuando necesita cubrir a un empleado ausente. Finalmente, y dentro de la sección de costos para empleados de su estado de pérdidas y ganancias, no incluya el costo de su asociado. (Estos gastos deben reflejarse en la sección de compensación del propietario de su estado de pérdidas y ganancias). Los costos totales de sus empleados no deben exceder el 28% de las recaudaciones de su consultorio, con una meta del 24% al 26%.

Costos dentales variables: estos son costos que varían con el volumen de servicios de atención de la salud bucal que brinda. A medida que aumenta su volumen, también aumentan sus costos variables. Normalmente, esto incluye suministros dentales, suministros de implantes y tarifas de laboratorio. En este momento, también puede incluir suministros COVID-19. Me gusta mostrar estos costos por separado en un estado de pérdidas y ganancias. Presupueste estos al 6% de sus ingresos para suministros dentales y al 8% para tarifas de laboratorio. Las tarifas del laboratorio pueden variar aún más si utiliza tecnología CAD / CAM.

Si utiliza CAD / CAM, las tarifas del laboratorio se reducirán entre un 2% y un 3% de sus ingresos. Tenga en cuenta que los costos asociados con CAD / CAM deben incluirse dentro de las tarifas de su laboratorio. Dígale esto al miembro del equipo que mantiene sus registros. La idea aquí es que CAD / CAM reemplace a lo que alguna vez fue su proveedor de laboratorio dental. Por lo tanto, los costos de CAD / CAM, comprados a su proveedor dental, deben incluirse en las tarifas de su laboratorio y no como parte de sus suministros dentales. El más grande de estos elementos serán los bloques de porcelana.

Mientras intenta mantener sus gastos generales dentales dentro de esta sección de las pérdidas y ganancias, tenga cuidado con la forma en que codifica sus desembolsos. Por ejemplo, veo a dentistas que codifican los desembolsos de sus cheques en suministros dentales. Después de todo, el cheque fue escrito a un proveedor dental. Sin embargo, tenga cuidado porque los proveedores dentales ofrecen servicios adicionales, como reparaciones y compras de equipos dentales. Obviamente, si estos desembolsos están codificados como suministros en su software de contabilidad, distorsionarán la relación de sus suministros dentales con los ingresos por tarifas, y esto dificultará el logro de esta relación del 6%.

Costos de instalaciones y equipos: los costos de instalaciones y equipos en su estado de pérdidas y ganancias incluyen elementos como la depreciación de su equipo y los costos de intereses asociados con la adquisición de su práctica. (para entender un poco mas acerca de la depreciación le recomendamos el siguiente artículo: ¿el odontólogo sabe cuanto cobrar? ) Además, debe incluir los costos de alquiler de su instalación, el arrendamiento de equipos y otros costos fiscales, como impuestos a la propiedad personal, impuestos sobre bienes raíces y costos de servicios públicos.

Es posible que se pregunte, si compré recientemente mi práctica, ¿a dónde van los costos de la buena voluntad? Los costos asociados con la amortización de la adquisición de su fondo de comercio también se incluyen aquí. El presupuesto para los costos de sus instalaciones y equipos es aproximadamente el 10% de sus ingresos. El gasto de alquiler de la instalación es casi la mitad (5% -6%) de esta cantidad presupuestada.

Otros gastos comerciales: estos incluyen publicidad, cargos bancarios, educación continua, cuotas y suscripciones, costos de seguros, suministros de oficina y envío postal, honorarios profesionales, teléfono, uniformes y lavandería. Presupueste estos al 11% de sus ingresos. El factor del 11% se desglosa aún más para incluir publicidad y marketing al 1% –2% de sus ingresos, gastos bancarios al 1%, suministros de oficina al 1% y honorarios profesionales al 1,5% –2%. Si compró equipo, computadoras o mobiliario de oficina, estos costos deben reflejarse como costos de equipo, no como gastos de oficina, y depreciarse durante su vida útil.

Costos discrecionales: estos incluyen costos de automóvil, contribuciones, obsequios, comidas, entretenimiento y viajes y no deben exceder el 2% de sus cobros.

Compensación del propietario: finalmente, la sección de compensación del propietario de su estado de cuenta de pérdidas y ganancias incluye su salario, el salario de su familia, la compensación de su asociado y su parte de la contribución de su plan de jubilación. El presupuesto para la compensación del propietario debe ser del 35% al ​​40% de sus ingresos.

Otros factores que impactan sus gastos generales

Los gastos generales dentales se miden principalmente a través de índices numéricos. Pero hay otras consideraciones en su práctica que le ayudarán a controlar sus gastos generales. Estos son:

Establecer sus tarifas: considere reequilibrar sus tarifas.

Ratios: ¿Cuáles son los KPI de su departamento de higiene?

Presupuestos diarios: ¿tiene una producción presupuestada diaria?

Marketing: ¿ha considerado el marketing interno?

Establecer sus tarifas: anualmente, por ejemplo, el 1 de enero, debe reequilibrar sus tarifas. Consulte con su CPC porque tiene acceso a tarifas locales para su área. Muchos CPC dentales tienen acceso a bases de datos nacionales donde pueden obtener la información de tarifas para su código postal. La mayoría de los consultores nacionales sugieren establecer sus tarifas en el percentil 70 o más según su área de mercado. Asegúrese de pedir ayuda, especialmente si no tiene acceso a esta información.

Ratios: hay muchos KPI en su departamento de higiene. Los dos números en los que me apoyo al medir la eficacia financiera del departamento de higiene de un cliente son las tarifas por hora para la producción diaria y la producción de higiene diaria para la producción del médico.

Producción diaria: como ejemplo, supongamos que está compensando a su higienista con $ 45 la hora. Fijaría la producción diaria higienista en una relación de tres a uno. Lo que esto significa es que el higienista debería producir a razón de 135 dólares la hora (45 dólares x 3). Cuando equiparas esa tarifa por hora con un día de ocho horas, el higienista debería estar produciendo $ 1,080 al día o más.

Una vez que establezca la producción de higiene diaria, estará listo para establecer su producción diaria como médico. Esto debería equivaler a tres veces la producción diaria de higiene, o $ 3240 por día.

Como presidente de la Academy of Dental CPC (ADCPC), a menudo dirijo discusiones sobre la rentabilidad de nuestros clientes y qué factores se utilizan para llegar a esa rentabilidad. Preguntamos, ¿dónde se debe acreditar la tarifa del examen de higiene del médico? En la ADCPC, hemos llegado a la conclusión de que si el médico realiza el procedimiento, debe recibir el crédito por ello y no el higienista.

Marketing: veo que muchas prácticas pasan por alto el concepto de marketing interno y compiten por el marketing externo, que es como adoptar un enfoque de escopeta en sus esfuerzos de marketing, ya sean anuncios de radio, televisión o periódicos. Siento esto porque muchas prácticas no se asesoran sobre el concepto de marketing interno. Defino el marketing interno como una práctica de marketing de sus servicios a través de sus pacientes existentes, también conocido como marketing de boca en boca. ¿Qué mejor manera de comercializar su práctica que a través de pacientes felices existentes? Estos pacientes se convierten en embajadores de su práctica. Comuníquese con estas personas y permítales que lo ayuden a desarrollar su práctica. Después de todo, ellos ya conocen bien la cultura de su práctica, así que si les permite, ¡venderán sus servicios por usted!

¿Tiene un CPC dental?

Los verdaderos CPC dentales están bien educados en todos los aspectos financieros de su práctica. Tienen las credenciales para ofrecer sus servicios profesionales para ayudarlo a hacer crecer su práctica y buscan áreas de oportunidad para mejorar sus gastos generales. Los CPC dentales tienen conocimiento de esta industria y tienen las habilidades que los hacen únicos en los servicios que ofrecen. Si desea saber cómo un CPC dental puede ayudarlo a hacer crecer su práctica, visite el sitio web de ADCPC o envíeme un correo electrónico. Buena suerte controlando los gastos generales de su práctica.

ALLEN M. SCHIFF

ALLEN M. SCHIFF

Academy of Dental CPC

ALLEN M. SCHIFF, CPC, CFE, es el presidente de la Academy of Dental CPC. Este grupo de firmas de CPC con mucho conocimiento se especializa en servicios de gestión de prácticas para la industria dental. Schiff es miembro del comité ejecutivo de ADCPC y actualmente está ayudando a la ADA en el programa de préstamos PPP, etc. Comuníquese con él al (410) 321-7707 o aschiff@schiffCPC.com.

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