¿Como ordenar mis costos para saber cuanto cobrar?

Este  articulo es  la tercera parte de una serie como seguimiento al articulo ¿El odontólogo sabe cuanto cobrar?

En su articulo  titulado “Seguimiento de los gastos generales de la práctica dental y lo que significan los resultados ·  publicado el  1 de Abril del  2021  en la revista Dental Economics el Contador publico Certificado ·Allen M. Schiff nos  brinda una manera bastante práctica  para  clasificar los costos de la clínica por categorías.  En lo personal me parece una manera muy sencilla y comprensible para cualquier no iniciado sobre como organizar sus costos.

• Costos de empleados,
  
• Costos dentales variables,
• Costos de instalaciones y equipos,
• Otros gastos comerciales,
• Costos discrecionales
• Compensación del propietario.

· En su articulo  el autor da una explicación algo superficial  respecto a  cada una de las clasificaciones,  a continuación  daré una explicación un poco mas profunda, detallada y aterrizada de cada uno de los costos que se incluyen en esa clasificación pero es importante  saber  que  esta clasificación  es una manera de ordenar  los costos pero se debe de mantener siempre  en cuenta la naturaleza del  mismo si es Fijo o Variable.

Haciendo una analogía de los costos con una tienda de abarrotes los costos son la sección de vegetales  que podemos dividir en Frutas y Verduras ( Costos Fijos y Costos Variables)

Y a su vez dentro de las Frutas (Costos Fijos)  Tenemos Manzanas, Peras Zandias etc…

O en su caso costos de empleados, costos de instalaciones, Otros Gastos comerciales etc…

Esto es solo un ejemplo pues la naturaleza de cada costo dependerá de la realidad individual de cada practica dental,  y será tarea  de cada uno de ustedes  separarlo y clasificarlo correctamente. Habra costos que representen un reto identificar su naturaleza y serán los “tomates” en nuestra sección de verduras. Aunque el tomate es una fruta, no pasa nada si la ponemos junto a la verduras.

Costos de Empleados:

Los costos de los empleados deben de incluir los salarios de su equipo de trabajo reflejados por departamentos, Recepción, asistente, endodoncista etc..  Ademas de los salarios de los empleados debe de incluir  elementos como impuestos sobre la nomina que varían dependiendo de cada estado, contribuciones obrero patronales a IMSS, INFONAVIT, SAR, AFORE así como otras prestaciones como aguinaldos o bonos,  Es un error colocar aquí el costo de su asociado participación de los socios Esto debe de ir en la compensación del propietario. como podrán ver estos costos son de naturaleza Fija y se pagan en periodos quincenal, mensual, bimestral (INFONAVIT)  y anual (aguinaldos, bonos).

Será muy importante para mas adelante llevar un registro de la periodicidad de los pagos asi que  recomiendo que vayas identificando por fechas de pago cada uno de estos costos.

También es importante  que calcules el costo mensual de cada uno de estos pagos  para futuros cálculos

Ejemplo  los pagos quincenales  multiplicarlos por dos  para saber cuanto debes pagar mensual, los bimestrales dividirlos entre dos  para saber cuanto debes pagar mensual y los anuales dividirlos entre doce para saber el pago mensual.

Costos dentales Variables.

Estos costos varían  de acuerdo al volumen de servicios de salud bucal brindados,  a medida que aumenta su volumen también aumentan estos costos,  normalmente aquí incluida los suministros dentales, (guantes, anestesia, gasas etc…) Suministros de implantes ( implantes, abutments etc..) también puede influir los suministros  de higienizaron por para el covid -19 (desinfectante para manos, tapete, sillas) asi como las tarifas de laboratorios o especialistas que asisten en su clínica que ganan de acuerdo al trabajo realizado (endodoncistas, cirujanos maxilo faciales, ortodoncistas, asistentes etc…)  Es importante aprovechar este momento  identificar que costos  variables  están incluidos en cada servicio y te darás cuenta que muchos costos variables son recurrentes en todos los servicios y algunos son ocasionales para determinados servicios prestados.

Recurrentes: Se emplean en todos los servicios que prestas en tu clinica independeintemente del tipo de servicio: equipo de protección,  guantes, gasas, algodón, anestesia,  Radiografias, fresas. etc..

Ocasionales: Se emplean  solo en algunos servicios regularmente relacionados con alguna especialidad como: Implantes dentales, puntas de gutapercha,  limas K, brakets etc…

El identificar los costos Recurrentes y Ocasionales de cada  uno de los servicios que brindamos nos da la oportunidad de  medir el impacto que tiene la disminución  o incremento de estos  en  nuestra clínica. un incremento del  10%  en un producto ocasional puede no representar una fuga de ingresos tan importante como el incremento de un 5%  en un producto recurrente que se emplea constantemente en todos los tratamientos.  Como ejemplo el impacto que tubo el incremento del costo de los equipos de protección debido a la escasees por causa de la pandemia de Covid. Los costos de guantes cubrebocas, batas, caretas y gorros se dispararon hasta un  300% en algunos mercados y represento un impacto mucho mas grande  y generalizado para todos los prestadores de servicios de salud en comparación con el incremento del precio de el oro para incrustaciones .

Esto sienta una base  para poder «negociar» con nuestros proveedores y tener una idea de la cantidad de stock necesario  para poder mantener nuestra práctica operando sin desabasto

Costos de Instalaciones y equipos

Aquí se incluyen elementos como  el alquiler de su instalación, arrendamiento de equipo, costos fiscales como tenencias o derechos vehiculares, impuestos prediales costos de servicios públicos (luz agua, teléfono, celular, internet etc..), costos de intereses asociados con la adquisición de su practica (intereses de la tarjeta de crédito por la compra de un equipo o instrumental)  y lo mas importante la depreciación de su equipo.

También debes de incluir en este rubro los costos de instalación y de obra realizados para adecuar tu consultorio (muchas veces debes de realizar adecuaciones al drenaje  y agua para poder instalar la unidad dental o hacerle una “casita” al compresor para amortiguar el ruido)

Antes de continuar realizaremos una pausa para dejar en claro un tema muy importante que es la depreciación.  pues es un factor que muchos odontologos dejan fuera por desconocimiento de su existencia o sobre como calcularla de manera correcta.

Depreciación.

La depreciación es la perdida de valor de un bien como consecuencia de su desgaste con el paso del tiempo.  La depreciación permite aproximar y ajustar el valor de un bien a su valor real en cualquier momento del tiempo. Algunos ejemplos de bienes que se deprecian puede ser un edificio, una unidad dental, autoclave o un coche este ultimo es conocido que el valor de un automóvil de deprecia al menos un 10% por solo salir de la agencia y se deprecia anualmente en esa misma cantidad.  Hay varios métodos para calcular la depreciación cada uno con distintas formulas.  las cuales se dependiendo de la función del bien a depreciar y son las siguientes;

• Método lineal: Es el método más utilizado en las empresas y consiste en una amortización constante en el tiempo como consecuencia de dividir el valor del bien o activo por la vida útil del mismo.
• Método de suma o depreciación acelerada: Este método consiste en pagar una mayor cuota de depreciación del activo durante su primer año de vida útil.
• Método de reducción: Es un método de depreciación acelerada que contabiliza un valor conocido como valor de salvamento y que se compara con el valor del activo.
• Método de producción: Este método va en función a la productividad. Se divide el valor del activo por el número de unidades que se llegan a fabricar. Este resultado obtenido se multiplica por las unidades finales producidas y se multiplica a su vez por el coste de depreciación de cada una de éstas.
• Método decreciente: Este método realiza depreciaciones de cuotas más altas en los primeros años para que más tarde las cuotas sean inferiores, partiendo de la premisa de que el activo a depreciar será más eficiente en los primeros años, llegando a producir más.

La complejidad de la depreciación variará  de que tan exacto desees tu que sea el calculo, en mi experiencia el 90% de las clínicas podrán emplear el método lineal de depreciación  el otro 10%  deberá de consultar con un Contador publico Certificado  para conocer la manera exacta para calcular la depreciación de sus Edificios, Autos, Equipo CAD CAm  etc… ya que dicha depreciación requiere cumplir ciertos criterios que dependerán del valor,  país, y estado en el que se encuentren.

Si estas en el 90% emplearemos para nuestro equipo el método lineal de depreciación  para ello deberemos conocer  el valor original de nuestro equipo  en caso de desconocerlo cotizar uno similar ( unidad dental, RX, motores, piezas de alta y baja, autoclaves etc…)  y estimaremos la vida útil que puede tener ese equipo en años o meses (te estoy viendo a ti turbina de pieza de mano de alta)  y dividir  el valor  entre la vida útil del mismo.

Tu matriz de depreciación tendrá un aspecto como el que sigue

Te recomiendo realizar  el calculo de todos los costos  en una base mensual ya que será de especial ayuda en los cálculos posteriores

IMPORTANTE: la depreciación forma parte de los costos de instalaciones y equipos se hace un apartado por separado por la importancia que esta tiene en el calculo correcto de los costos.

Otros Gastos comerciales:

Estos  incluyen publicidad y marketing, cargos y comisiones bancarias ya sea por manejo de cuenta o expedición de cheques, educación continua (cursos de actualización, diplomados, talleres etc.. ) cuotas de asociaciones dentales o colegios, costos de seguros, suministros de oficina, uniformes, honorarios profesionales (asesorías contables, o legales) lavandería.

Estos costos dependiendo del tipo pueden ser en su mayoría Fija   por un periodo de tiempo limitado  o presentarse de manera imprevista como el caso de una asesoría legal en caso de una demanda o recibir una notificación por parte de hacienda del estado para aclarar nuestra ultima declaración de impuesto.  Por lo que sugiero aunque sea poco probable que sucedan algunos costos, (legales o contables) tomar una previsión y hacer un presupuesto para cada uno. Pregunta a un abogado cuanto costaría llevar un asunto como una demanda  y parte de ese punto para hacer una previsión  en caso de que ocurra.  En la actualidad (USA) existen seguros que incluyen en su cobertura el servicio de asesoría legal y pago de daños a terceros por mala practica.

Costos Discrecionales.

Estos incluyen costos de automóvil (gasolina, peaje, servicios), contribuciones (Impuestos federales o estatales) Obsequios, (el calendario que le obsequiamos a los pacientes al fin de año), comidas, entretenimiento y viajes (la participación a algún congreso y los gastos relacionados).  si te es muy difícil calcularlo por lo esporádico de los mismos a los que desconoces asígnales un presupuesto.  Estos costos pueden ser de naturales mixta tanto fijos como variables lo ideal es  hacer un promedio de tus gastos variables que entren en este rubro y destinar un presupuesto fijo mensual  para así  estandarizar el rubro.

Compensación del Propietario.

Finalmente la sección de compensación de propietario debe incluir su salario, el salario de su familia y la compensación de su asociado y su parte de la contribución de su plan de jubilación y retiro.

Un momento…  sueldo para mi pero si soy mi propio jefe y esta consulta es mía  por ende todo es mío ¿Correcto?  La respuesta es  NO.

El contabilidad hay un principio que se llama  «Entidad» en la que se refiere  a su consultorio dental  como una entidad que genera entradas y salidas de dinero (Estados financieros) y por otra parte  el propietario es considerado como un tercero  que también puede producir  estados financieros de manera separada.  Es decir hace la separación de  Consultorio    y de sus Propietarios. y hace un supuesto que el patrimonio de una empresa se independiza del patrimonio de el propietario considerándolo un tercero.

Siguiendo este principio es tu deber como propietario hacer la separación y asignarte un sueldo mensual o quincenal fijo para no afectar el funcionamiento de tu clínica.

Una vez organizados los costos  debes integrarlos a tu formula para integrar tu base de costos.

Ya que sabemos todo esto regresemos a la formula de ganancia y la actualizaremos.

Ganancia = Ingreso  – ( costos de empleados  + costos dentales variables  + costos de instalaciones y equipos + otros gastos comerciales +costos discrecionales + compensación del propietario)

IMPORTANTE: Debemos tomar nota de cuales costos son Fijos y cuales variables  considerar el pago mensual de cada uno de ellos.

Hemos abarcado muchos conceptos y temas en este articulo por lo que si tienes alguna duda  o comentario siéntete libre  de  enviarnos un comentario  o  un mensaje en el chat de esta página y con gusto en cuanto tengamos oportunidad lo aclararemos contigo.

En el próximo artículo continuaremos con el proceso  de formulación de presupuesto con la etapa final determinación del precio de un servicio.

Referencias

1. http://www.macomexico.com.mx/seguimiento-de-los-gastos-generales-de-la-practica-dental-y-lo-que-significan-los-resultados/